涉外民事案件，哪些文件需要公证认证？
2023-11-02 15:14:37来源：点击:次
涉外民事案件，其程序往往与国内普通诉讼程序不同。我国《民事诉讼法》第四编对涉外民事诉讼程序做了集中规定，包括一般原则、管辖、送达期间、司法协助等。办理涉外民事案件，经常遇到对来自域外的相关文件进行公证认证的问题。那么，在涉外民事诉讼中，哪些文件需要进行公证认证呢？如何完成公证认证？笔者试图从以下几个方面进行梳理。
一、主体资格类文件：
在中国诉讼的国外主体，可以分为两大类：（1）外国自然人；（2）外国企业或其他组织。
1. 外国自然人：
《最高人民法院关于适用〈中华人民共和国民事诉讼法〉的解释》第五百二十三条第一款规定：
“外国人参加诉讼，应当向人民法院提交护照等用以证明自己身份的证件。”
根据以上规定，外国自然人在中国法院参加诉讼的，无论是作为原告还是作为被告或第三人，首先需要提交证明自己身份的证件，最常见证件的是护照。由于外国人作为自然人，本身具有流动性，我们对于外国人护照的提交方式可以分为三种：
a. 外国人在国内的，可以持自己护照到现场立案，亲自出庭，在此种情形下，对其护照可以不用履行额外的公证或认证手续。
b. 对于在中国境外的外国人，如果其无法来中国参加诉讼或办理相关手续，则需要其在所在国对其护照办理公证手续，然后经中国使领馆认证或海牙认证（Apostille）后，再寄到国内使用。
c. 部分外国人可以通过受诉法院进行线上核验（具体说明见下文）。
2. 外国企业或其他组织：
《最高人民法院关于适用〈中华人民共和国民事诉讼法〉的解释》第五百二十三条第二款规定：
“外国企业或者组织参加诉讼，向人民法院提交的身份证明文件，应当经所在国公证机关公证，并经中华人民共和国驻该国使领馆认证，或者履行中华人民共和国与该所在国订立的有关条约中规定的证明手续。”
根据以上规定，外国企业或者组织在中国参加诉讼的，应提交证明其主体身份的文件。对于最常见的外国公司主体，一般需要提交公司注册证。例如，在英国（包括英属BVI/维京群岛和开曼岛）等地设立的公司（中国香港也是），都设有公司秘书处（公司秘书），可由委托人指示公司秘书将其公司设立的文件（certificate of incorporation,或者business registration certificate 之类的文件）提交当地公证机关公证，然后完成中国使领馆认证或海牙认证（Apostille）。
伴随着近年来的海外投资热潮，许多中国企业或个人在海外设立了大量的离岸公司，而这些离岸公司的实际控制人和主要营业地却在境内。许多企业家在办理业务中，往往用其境外的离岸公司与境内企业签订相关合同。一旦发生诉讼，这些离岸公司尽管实际上由中国人控制，但仍会被按照外国公司主体对待，需要完成相应的公证认证后续后才能在中国进行诉讼。笔者曾遇到过有的企业家把离岸公司设立到与中国没有建交的国家，此种情形下遇到诉讼时，所需要的对公司主体公证认证的手续会更加复杂。
还有一个法定代表人身份的证明的问题。确定了谁是公司法定代表人，才能确定后面会提到的谁有权在授权书等文件上签字。
诉讼律师都知道，公司作为诉讼主体去法院立案时，需要提交文件中有一份叫《法定代表人身份证明书》，这个文件对中国公司来讲不是什么问题。公司的营业执照和工商登记信息有专门的一栏，明确记载着张三李四是公司法定代表人。但国外公司就不一样了，首先，各国的法人登记机关各不相同，美国有的州是在州的公司登记办公室进行公司登记，也有的州是在州务卿办公室进行公司登记。日本是在企业登记局，德国有些地方是在法院，意大利的则是在商会。国外公司一般没有法定代表人这个概念，许多外国公司的公司注册证也不记载公司董事长或董事的名字，要想证明谁能代表公司的签署诉讼文件，的确需要费一番周折，大致有三种模式：
第一种：香港模式，董事会决议。当地公证员对于董事会（或唯一董事）决议进行公证，董事会（或唯一董事）决议里对于谁代表公司决定这个诉讼的相关事项进行了确定。在做公司主体文件时可以将公司登记机关留存的董事会成员名单一并做公证，可以解决董事会成员是谁的问题。
第二种：德国模式，对公司章程的相关规定进行公证。公证员在证明公司主体和存续证明的同时，如果公司章程规定了某人有权代表公司做出某类决定、或签署某些文件，也可将公司章程中的相应部分一并摘录公证，然后再让此人签署一份法定代表人身份证明，证明自己或者授权他人在本案中担任法定代表人或者在本案中代表公司决定全部事务。美国有的州的公司章程也记载董事成员姓名。
第三种：日本韩国模式，加盖公司印章。在印章制国家（例如日韩），公司印章在国家机关登记备案，无论是法定代表人身份证明还是授权委托书，上面都会加盖公司的印章，而公证员则证明这个印章是当着公证员的面加盖的。
二、授权书类文件
外国公司类主体在中国参加诉讼，既可以派遣公司自己的员工参加诉讼，也可以委托中国的律师参加诉讼，无论委托谁参加诉讼，都会涉及到授权书的公证认证问题。
1. 给中国律师的授权书
《中华人民共和国民事诉讼法》第二百六十四条规定：
“在中华人民共和国领域内没有住所的外国人、无国籍人、外国企业和组织委托中华人民共和国律师或者其他人代理诉讼，从中华人民共和国领域外寄交或者托交的授权委托书，应当经所在国公证机关证明，并经中华人民共和国驻该国使领馆认证，或者履行中华人民共和国与该所在国订立的有关条约中规定的证明手续后，才具有效力。”
2. 公司委派的员工参与人：
《最高人民法院关于适用〈中华人民共和国民事诉讼法〉的解释》第五百二十三条第二款规定：
“代表外国企业或者组织参加诉讼的人，应当向人民法院提交其有权作为代表人参加诉讼的证明，该证明应当经所在国公证机关公证，并经中华人民共和国驻该国使领馆认证，或者履行中华人民共和国与该所在国订立的有关条约中规定的证明手续。”
根据以上民诉法和司法解释的规定，无论是委托中国律师诉讼，还是委派自己的员工参加诉讼，其委托手续都需要经过公证认证手续。
另外，对于在中国境内的外国人或者外国企业或者组织的代表人，在签署授权书方面，民诉法司法解释还提供了几种变通方式：
a. 法官见证签署模式
《最高人民法院关于适用〈中华人民共和国民事诉讼法〉的解释》第五百二十五条规定：
“外国人、外国企业或者组织的代表人在人民法院法官的见证下签署授权委托书，委托代理人进行民事诉讼的，人民法院应予认可。”
b. 国内公证模式
《最高人民法院关于适用〈中华人民共和国民事诉讼法〉的解释》第五百二十六条规定：
“外国人、外国企业或者组织的代表人在中华人民共和国境内签署授权委托书，委托代理人进行民事诉讼，经中华人民共和国公证机构公证的，人民法院应予认可。”
c. 线上见证模式
2021年2月3日，最高人民法院发布了《最高人民法院关于为跨境诉讼当事人提供网上立案服务的若干规定》。该规定第六条规定：
“通过身份验证的跨境诉讼当事人委托我国内地律师代理诉讼，可以向受诉法院申请线上视频见证。”
由于视频见证的前提是当事人通过身份核验，而身份验证主要依托国家移民管理局出入境证件身份认证平台等进行线上验证，因此对于那些近年来未有入境记录的外国人，很可能无法通过线上完成身份核验，也无法进行视频见证。
对于在委托律师阶段外国人在中国境内，并希望在出境前办妥委托手续的情况，可以到国内公证处对授权书进行公证，其时间成本和费用成本一般比在国外做公证认证要低得多。
三、相关证据类文件
对于域外形成的证据的公证认证规则，司法实践经历了一个演变的过程。
《最高人民法院关于民事诉讼证据的若干规定》（2001版）采用了一刀切的原则，其第十一条规定：
“当事人向人民法院提供的证据系在中华人民共和国领域外形成的，该证据应当经所在国公证机关予以证明，并经中华人民共和国驻该国使领馆予以认证，或者履行中华人民共和国与该所在国订立的有关条约中规定的证明手续。”
也就是说，凡是是在域外形成的证据，都要进行公证认证。但一刀切原则在实践中也带来了一些问题。
例如：两个中国的企业家一同去美国进行商务考察，二人在美国期间讨论了两个公司的合作问题，并签署了一份协议。从形式上讲，该协议是在域外形成的，但除了协议的签署地点是在美国的某酒店之外，其所有内容都是关于两个中国公司进行合作的。如果之后因为该协议履行发生纠纷，仅仅以该协议在境外签署要求提供该协议的公证认证版本，显然不切合实际。
因此，在之后的司法实践中，最高法通过会议纪要和判例的形式，实际上对上述司法解释进行了纠偏行动。
2005年12月26日，最高人民法院印发的《第二次全国涉外商事海事审判工作会议纪要》第39条规定：
对当事人提供的在我国境外形成的证据，人民法院应根据不同情况分别作如下处理：(1)对证明诉讼主体资格的证据，应履行相关的公证、认证或者其他证明手续；(2)对其他证据，由提供证据的一方当事人选择是否办理相关的公证、认证或者其他证明手续，但人民法院认为确需办理的除外。
对在我国境外形成的证据，不论是否已办理公证、认证或者其他证明手续，人民法院均应组织当事人进行质证，并结合当事人的质证意见进行审核认定。
根据以上规定，对域外形成的证据是否要进行公证认证手续，分不同情况处理：(1)对证明诉讼主体资格的证据，应公证认证；(2)对其他证据由当事人自行选择是否办理公证认证， 同时明确无论证据是否办理公证认证都要进行质证。
而在之后最高院的判例中，也体现了上述意见。
笔者对最高人民法院（2015）民提字第150号判决书中有关域外证据的论述摘要如下：
实践中，对于当事人认可的域外证据、公证员因没有亲历现场而无法证明证据真实性的域外证据等，如仅以未履行证明手续为由而排除域外证据的效力，不仅会降低诉讼效率、提高诉讼成本，而且会导致人民法院无法查明事实，分清是非。
因此，对于当事人提供的域外证据，人民法院应根据不同情况分别处理：（1）对证明诉讼主体资格的证据，应要求当事人依法履行相关的公证、认证或者其他证明手续；（2）对其他证据，由提供证据的一方当事人选择是否办理相关的公证、认证或者其他证明手续，但人民法院为查明事实认为确需办理的除外。
《关于民事诉讼证据的若干规定》（2019） 关于域外证据的最新规定
2019年10月14日，最高院发布了最新修订的《关于民事诉讼证据的若干规定》，该修订版本于2020年5月1日实施。《关于民事诉讼证据的若干规定》（2019修订）第十六条规定：
“当事人提供的公文书证系在中华人民共和国领域外形成的，该证据应当经所在国公证机关证明，或者履行中华人民共和国与该所在国订立的有关条约中规定的证明手续。”
“中华人民共和国领域外形成的涉及身份关系的证据，应当经所在国公证机关证明并经中华人民共和国驻该国使领馆认证，或者履行中华人民共和国与该所在国订立的有关条约中规定的证明手续。”
从以上规定可以看出，对于域外形成的证据可以分为三种情况区别对待：
a. 对域外形成的公文书证，例如外国法院判决书，需要在当地履行公证手续，或者履行中华人民共和国与该所在国订立的有关条约中规定的证明手续。
b. 对域外形成的涉及身份关系的证据，例如在国外领取的结婚证，需要在当地完成公证并经我驻外使领馆认证，或者履行中华人民共和国与该所在国订立的有关条约中规定的证明手续。
c. 对域外形成的其他证据，没有强制性的公证认证要求。
四、我国加入《取消外国公文书认证要求的公约》对公证认证程序的影响
2023年3月8日，中国加入《取消外国公文书认证要求的公约》（以下简称《公约》）。《公约》将于2023年11月7日在中国生效实施。
1. 首先看《公约》规定公文书证的范围。《公约》第一条规定：
在适用本公约时，下列文书被认为是公文书：
（一）与一国法院或法庭相关的机关或官员出具的文书，包括由检察官、法院书记员或司法执行员（“执达员”） 出具的文书；
（二）行政文书；
（三）公证文书；
（四）对以私人身份签署的文件的官方证明，如对文件的登记或在特定日期存在的事实进行记录的官方证明，以及对签名的官方和公证证明。
从上述规定看，公约规定的公文书包括了司法文书、行政文书、公证书和对私文书（例如授权书）的官方证明等，基本涵盖了国内诉讼过程中来自境外的所有文书种类。
2. 在2023年11月7日《公约》对中国生效后，对于来自国外的公文书证，首先要确认公文书证的来源国是否为本公约的缔约国。只有来自缔约国的，才适用《公约》下的海牙认证（Apostille）。对于来自非缔约国的，仍然使用原来的公证认证程序。值得注意的是，印度虽然也是缔约国，但中国与印度不适用本公约。
五、起诉状是否需要公证认证？
根据笔者检索，现行法律和司法解释中，并没有对起诉状进行公证认证的规定。
而《北京市高级人民法院关于民事案件立案材料要求的规范意见》54条：
“外国人或港澳台居民起诉的，应向人民法院递交由原告本人签名或盖章的起诉状。代理人代为在起诉状上签字的，需有授权委托书的明确授权，仅写“代为起诉”的，人民法院不予认可。”
从北京的规定看，也没有要求对起诉状进行公证认证。
然而在实践中，有些地方法院自行设置立案条件，要求对起诉状也进行公证认证，这对于从事法律实务的律师而言，确实造成比较大的困扰。
本文作者：高贺新律师
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