作为涉外律师，经常代理外国人参加诉讼，或协助外国公司处理中国境内商事法律事务。在准备完相关法律文件后，签字环节往往是容易被忽视的一个步骤，或者仅仅被当成一个仪式性的步骤。但就是这个常常被人忽略的环节，如果处理不当，对办理相关事物的进展也会造成比较大的影响或拖延。下文结合自身经历谈一些看法。
 
一、 外国自然人签字
 
中西方由于文化的差异，西方人的签字与中国人签字差别还是比较大的。在中文的文件中，比如一份申请表格，一般只留下签字栏，列明：申请人签字即可。
 
而在海外英文的文件中，签字栏经常是这样的，
Printed name_______
signature_______
 
多出了一项Printed name （打印或正楷书写的姓名）
 
产生这种区别的原因，可能主要是中国人的签字的笔体往往根据其姓名的笔画演变而来，从签名上一般能识别出来该签字人的姓名。而西方人的签字，基本属于外星人的抽象画，你根本无法从他们的签字中识别某个字母或单词。因此签字栏往往多一个printed name。
 
二、 外国公司或其他组织签署文件需要注意的事项
我们中国实行印章制度。任何一个单位，无论你是公司企业，还是国家机关，或者是其他单位，只要是依法成立的，都会有组织机构代码和印章。单位对外签署文件时，通常也会加盖单位的公章，加盖公章后就意味着对单位对该事项的承认。
而对于不实行印章制的国家，需要注意的是，当某人代表某个机构对外签字时，则需要确认该签字人确实有权代表该机构相关文件。这种确认可以通过授权书, 或者会议决议, 或相关章程文件、登记档案等文件体现。
 
 
三、 使用签字笔需要注意的事项
与准备起草相关文件相比，签字过程往往被认为是一个再简单不过的事情了。不过就是这么一个简单的过程，出岔子的也不少。这主要与东西方人签字时习惯使用的工具有关。
在国内大家签字时一般使用黑色碳素笔，而在欧美西方国家，他们往往喜欢使用蓝色的圆珠笔签字。这样做的好处是容易签字容易识别，也容易区分原件与复印件。
而在中国，提交给国家机关的文件，例如提交给法院的起诉状，提交给工商部门的登记申请书等，都会要求使用黑色碳素笔或蓝黑墨水的钢笔签署。我们国家机关这么要求是有道理的。因为碳素墨水具有比较高的稳定性，用其签署的文件，作为档案可以保存多年字迹不会变得模糊。而圆珠笔签字之后，时间长了，圆珠笔的墨水与空气发生化学反应，字迹容易变得模糊，不适合用于长期保存的文件。
 
如果是外国人在我们面前当面签字，一般不会出什么问题，我们当场指导一下就能顺利完成。但很多情况下，是我们准备了文件的电子档，然后发给海外的客户，他们签署后再邮寄寄回来，这个环节最容易出现问题。
 
由于大部分外国人不认识汉字，这就需要对签字的地方逐一标记出来。这个标记的过程，工作量比当面签字要高上百倍。
 
更重要的是，由于西方人习惯使用圆珠笔签字，因此在通过邮件发送电子版的文档时，我一般会反复叮嘱考核在签字时，Do not use ball pen.   Use a pen with black ink。
 


作者： 高贺新 律师